Cho đến thời điểm hiện tại, Microsoft Teams có thể trả lời câu hỏi như “Jack có sẵn sàng nói chuyện ngay bây giờ không?” như một phần của tính năng “hiện diện trực tuyến” được tích hợp sẵn. Bạn có tính năng này ở hầu hết mọi nơi, kể cả Google Meet và nếu bạn không thích nó, bạn sẽ ghét tính năng đăng ký nơi làm việc mới, tính năng này có thể trả lời một câu hỏi như “Jack làm việc ở đâu từ hôm nay?”
Trong một tài liệu mới được Windows mới nhất phát hiện, Microsoft gọi tính năng vị trí làm việc là một phần mở rộng của hệ thống hiện diện trực tuyến hiện có của nó
Mặc dù sự hiện diện trực tuyến tương tự như tính năng “nhìn thấy lần cuối” của WhatsApp, ngoại trừ việc bạn không có nhiều lựa chọn, việc đăng ký nơi làm việc mới của Teams gần như là một tính năng giám sát, nhưng Microsoft muốn bạn tin rằng không phải vậy.
Trong một tuyên bố, Microsoft cho biết họ không xây dựng công cụ hoặc hệ thống giám sát cho nhân viên.
Công ty cho biết: “Quyền riêng tư của nhân viên là cốt lõi trong cách chúng tôi đổi mới và xây dựng”. “Chúng tôi không hỗ trợ giám sát nhân viên dưới bất kỳ hình thức nào.”
Tôi đã nhấn để biết thêm chi tiết và được chuyển hướng đến tài liệu hỗ trợ, nhưng rõ ràng là Microsoft sẽ không gọi việc đăng ký tại nơi làm việc là “giám sát” và có lẽ nó không theo nghĩa mà hầu hết mọi người nghĩ.
Tôi không nghĩ Microsoft đang nói dối hay trêu chọc, và ý tưởng đăng ký nơi làm việc của Teams có thể không nhằm mục đích giám sát mà nhằm giúp đồng nghiệp dễ dàng tìm ra nơi đồng nghiệp của họ hiện đang làm việc.
Tuy nhiên, đồng thời, cách sử dụng một công cụ còn tùy thuộc vào tổ chức và rất có thể một số tổ chức có thể sử dụng công cụ đó để giám sát rất tốt.
Microsoft cho biết: “Chúng tôi muốn nhân viên tận hưởng sự cộng tác trực tiếp thay vì cập nhật trạng thái của họ theo cách thủ công”.
Hầu hết các tổ chức hiện đã chuyển sang phong cách làm việc kết hợp và thường không rõ nhân viên đang ở văn phòng hay làm việc tại nhà. Với tính năng đăng ký tại nơi làm việc, Microsoft lập luận rằng tính năng này có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn và cải thiện khả năng cộng tác trực tiếp vì bạn sẽ mất ít thời gian hơn để cập nhật trạng thái của mình theo cách thủ công.
Hiện tại, bạn chỉ có thể kiểm tra xem ai đó đang rảnh, trực tuyến hay đang gọi điện trên Microsoft Teams nhưng khi bật tính năng đăng ký, Teams sẽ kết hợp ba thông tin:
- Khi bạn đang làm việc
- Cho dù bạn hiện đang có sẵn
- Bạn đang làm việc ở đâu
Theo một cách nào đó, thật hợp lý khi Microsoft cho biết họ đang “mở rộng” tính năng hiện diện trực tuyến hiện có. Chúng ta đang đi từ sự hiểu biết cho dù bạn hiện đang trực tuyến để biết liệu bạn có hiện diện thực tế trong một tòa nhà văn phòng cụ thể hay không.
Cách đăng ký nơi làm việc của Teams thực sự hoạt động
Đăng ký nơi làm việc của nhóm có thể phát hiện xem bạn có ở văn phòng hay không bằng cách kiểm tra xem PC của bạn có được kết nối với mạng Wi-Fi của công ty hay không. Nhưng tôi lo lắng là bạn không thể bỏ qua nếu không sử dụng Wi’Fi của công ty. Đó là vì tính năng này cũng hoạt động với thiết bị ngoại vi đã đăng ký, chẳng hạn như màn hình.
Ví dụ: giả sử vị trí dự kiến của bạn trong Outlook cho biết bạn sẽ làm việc tại văn phòng vào Thứ Ba. Bạn đến văn phòng và kết nối máy tính xách tay của mình với Wi-Fi của công ty. Các nhóm có thể cập nhật địa điểm làm việc thực tế của bạn thành “Trong văn phòng” hoặc tên của một tòa nhà văn phòng cụ thể.
Hãy xem ảnh chụp màn hình bên dưới, trong đó “Studio B” được đánh dấu là địa điểm hiện tại, cùng với danh sách những cá nhân dự định ở Studio B nhưng chưa có mặt ở đây.
“Việc đăng ký tại nơi làm việc áp dụng cho tín hiệu vị trí làm việc thực tế”, Microsoft lưu ý trong một tài liệu được Windows mới nhất phát hiện. “Địa điểm quy hoạch vẫn không thay đổi.”
Đó không phải là hệ thống giám sát truyền thống của bạn, nhưng chúng tôi không thể phủ nhận thực tế là nó có thể được các tổ chức sử dụng để theo dõi hành vi của nhân viên.
Đồng nghiệp của bạn có thể thấy rằng bạn đang có mặt trên Teams và hiện đang làm việc tại tòa nhà đó. Nếu bạn tham gia cuộc gọi, trạng thái hiện diện trực tuyến của bạn có thể thay đổi thành “Trong cuộc gọi” nhưng vị trí cơ quan của bạn sẽ tiếp tục hiển thị tòa nhà văn phòng.
Các đội không liên tục theo dõi chuyển động của bạn. Vị trí được cập nhật khi Teams phát hiện các sự kiện như kết nối với mạng Wi-Fi đã được định cấu hình, chuyển đổi mạng, đánh thức thiết bị khỏi chế độ ngủ hoặc cắm vào thiết bị ngoại vi của bàn đã đăng ký.
Dựa trên tài liệu của Microsoft, Teams có thể xác định xem bạn đang ở văn phòng hay trong một tòa nhà cụ thể, nhưng nó không hiển thị cho đồng nghiệp chính xác tầng, phòng, bàn làm việc hoặc chuyển động của bạn bên trong tòa nhà.
Như tôi đã lưu ý, Microsoft đang nói rõ rằng việc đăng ký tại nơi làm việc của Teams không phải là một công cụ giám sát và điều đó đúng ở một mức độ nào đó. Đây không phải là hệ thống giám sát thông thường của bạn nhưng nó có thể được sử dụng như một hệ thống giám sát, đó là lý do tại sao nó gây tranh cãi và nhiều người dùng không hài lòng với động thái này.
Công ty giải thích: “Hơn nữa, nếu người dùng kết nối sau giờ làm việc đã đặt, địa điểm làm việc của họ sẽ không được cập nhật”. “Người dùng có thể truy cập Đặt giờ làm việc và vị trí của bạn trong Outlook để biết thêm thông tin về cách đặt giờ làm việc.”
Việc đăng ký nơi làm việc của nhóm là tùy chọn nhưng đừng ngạc nhiên nếu tổ chức của bạn vẫn bật tính năng này
Microsoft rõ ràng không bật tính năng gây tranh cãi này theo mặc định và nó phải được bật theo cách thủ công.
Khi tổ chức của bạn bật tính năng này, bạn vẫn có một số quyền kiểm soát vì quản trị viên cần chọn giữa chế độ “Thông báo” và “Hỏi”. Họ không có tùy chọn “bật cho mọi người” đơn giản.
Ví dụ: nếu tổ chức chọn chế độ Thông báo, tính năng đăng ký nơi làm việc của Teams sẽ được bật cho mọi người mà không cần sự cho phép của họ và họ sẽ thấy một biểu ngữ cho phép họ chọn không tham gia.
Tất nhiên, một tổ chức có thể thực thi các chính sách nhân sự của riêng mình và làm cho tính năng chọn không tham gia trở nên vô dụng.
Chế độ khác là “Hỏi”, trong đó bạn sẽ thấy nút chọn tham gia tùy chọn, nút này một lần nữa có thể được tổ chức sử dụng để gây áp lực buộc nhân viên chọn tham gia.
Quan điểm của tôi là Microsoft đã sẵn sàng mọi thứ để làm cho ý tưởng này ít xâm lấn hơn, nhưng đồng thời, họ quên mất rằng các tổ chức có thể ít quan tâm đến nhân viên của mình mà quan tâm nhiều hơn đến doanh thu. Tôi sẽ không ngạc nhiên nếu một số tổ chức sử dụng chính sách nhân sự để thực thi tính năng này.
Microsoft dường như cũng không hiểu rằng nếu mọi người khác trong nhóm chia sẻ vị trí của họ, nhân viên tắt tính năng này có thể ngay lập tức nổi bật… Bạn sẽ không muốn trở thành một nhân viên đó.
Tính năng đăng ký tại nơi làm việc của Teams đang được triển khai và tổ chức của bạn có thể sớm kích hoạt tính năng này. Khi điều đó xảy ra, bạn sẽ thấy biểu ngữ trong ứng dụng Nhóm của mình.
Ngoài ra, Teams đang thử nghiệm các kho lưu trữ cuộc họp do AI cung cấp để tìm hiểu thông tin chi tiết về Copilot, chuyển đổi để tắt tất cả các tính năng AI và một tính năng gây tranh cãi khác trong đó AI của Teams có thể lắng nghe cuộc họp của bạn để tìm ra lỗ hổng kiến thức.
